Phần mềm quản lý bán hàng là một trong những công cụ quan trọng nhất một chủ cửa hàng có thể có. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt cho phép bạn đồng bộ, theo dõi và quản lý hầu như mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của bạn, từ hàng tồn kho, bán hàng đến dữ liệu khách hàng, tất cả trên một hệ thống.

Một giải pháp đúng đắn có thể đơn giản hóa cách bạn quản lý công việc kinh doanh của mình, làm cho các thông tin dễ dàng hơn để tìm thấy, và giảm thiểu những sai sót. Nó cũng cho phép bạn phục vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao trải nghiệm mua sắm của họ, từ đó xây dựng lòng trung thành.

Một phần mềm quản lý bán hàng, nói ngắn gọn, đem lại rất nhiều lợi ích. Đó là lý do tại sao bạn cần phải dành thời gian tìm kiếm và rà soát cho một lựa chọn phù hợp với mình. Và bài viết này sẽ giúp bạn làm điều đó. Nó bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng và những gì bạn cần biết để thiết lập.

Vậy, hãy bắt đầu và tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng dành cho bạn.

1. Đặt ra những gì bạn muốn và cần

Cũng giống như khi bạn đang tìm kiếm một đối tác, tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết những gì mình muốn. Đó là lý do tại sao những bước đầu tiên trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng là xác định tất cả các tính năng, chức năng, và dịch vụ mà bạn sử dụng trong kinh doanh, và viết chúng ra giấy, từ đó bạn có thể tham khảo danh sách này khi so sánh các giải pháp khác nhau.

Đó là những gì cửa hàng mỹ phẩm Coco Shop đã làm khi họ tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng mới.

“Chúng tôi liệt kê tất cả những điều chúng tôi cần trong một phần mềm quản lý bán hàng, chẳng hạn như tính năng hàng tồn kho, khả năng quản lý quan hệ khách hàng, tích hợp bán hàng online, khả năng quản lý nhiều cửa hàng, và nhiều hơn nữa,” – anh Phạm Đạt, chủ cửa hàng.

Làm như vậy cho phép Coco Shop dễ dàng đánh giá các giải pháp khác nhau và cho phép họ nhanh chóng chọn ra những phần mềm mà họ có thể sử dụng trong việc kinh doanh.

Các bước hành động

Viết ra các tính năng, chức năng và dịch vụ cần thiết trong các khía cạnh sau:

– Khách hàng: thông tin khách hàng được lưu trữ, quản lý và cập nhật như thế nào?

– Hàng hóa: thông tin sản phẩm được thêm, theo dõi và cập nhật như thế nào?

Viết ra bất kỳ nhu cầu đặc biệt mà cửa hàng của bạn có thể có ngay bây giờ và trong tương lai, bao gồm:

– Quản lý nhiều chi nhánh.

– Phiếu giảm giá.

– Website bán hàng.

– Chương trình khách hàng thân thiết.

– Di động.

Lưu ý các vấn đề hoặc tính năng còn thiếu mà bạn có với phần mềm hiện tại của bạn và tìm những giải pháp có thể giải quyết chúng.

Nói chuyện với nhân viên của bạn và yêu cầu đề xuất.

2. Xác định ngân sách của bạn

Bạn nên chi bao nhiêu cho phần mềm quản lý bán hàng mới? Điều đó phụ thuộc vào quy mô của cửa hàng và các tính năng bạn yêu cầu. Nói chung, bạn nên chi tiêu tiền của mình cho một giải pháp phần mềm dạng dịch vụ dựa trên công nghệ điện toán đám mây, hơn là một phần mềm cài đặt trên máy tính.

Bạn sẽ phải tính toán một vài thứ. Các giải pháp dựa trên đám mây thường thực hiện mô hình định giá theo tính năng, trong đó chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như số lượng các cửa hàng, khách hàng, sản phẩm, nhân viên, và nhiều hơn nữa. Bạn sẽ cần liệt kê những điều này khi tính toán chi phí trong ngân sách chính xác cho phần mềm.

Các bước hành động

Hãy lưu ý của các thành phần sau đây trong cửa hàng của bạn, sau đó tham khảo danh sách này khi tính toán chi phí cho một phần mềm quản lý bán hàng:

– Số mặt hàng.

– Số khách hàng.

– Số chi nhánh.

– Số nhân viên.

3. Nghiên cứu và so sánh các phần mềm quản lý bán hàng

Nếu mua một phần mềm quản lý bán hàng là chương trình Ai là triệu phú, đây là phần mà bạn sẽ dùng quyền trợ giúp gọi điện thoại cho người thân và hỏi ý kiến khán giả.

Trong khi Google chắc chắn có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời khi tìm kiếm các phần mềm quản lý bán hàng, đừng chỉ dựa vào mình nó. Hãy lên các cộng đồng kinh doanh bán lẻ và bắt đầu thảo luận để có được thông tin phản hồi và kiến nghị.

Nói chuyện với các chủ cửa hàng khác về phần mềm quản lý bán hàng của họ và hỏi nó làm việc cho họ như thế nào. Nhiều chủ cửa hàng đã phát hiện ra giải pháp tuyệt vời cho các cửa hàng của mình chỉ đơn giản bằng cách nhìn vào những gì các cửa hàng khác đang sử dụng.

Bạn cũng có thể muốn có được sự giúp đỡ từ nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn khi tìm kiếm các lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng. Ví dụ như Coco Shop, theo anh Đạt, họ đã nhìn vào các hệ thống khác nhau và họ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu để tìm ra giải pháp tiềm năng. Một số bước họ thực hiện bao gồm tìm kiếm online, nhìn vào các ấn phẩm in ấn và quảng cáo, và tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia.

Bất kể bạn làm nghiên cứu của mình như thế nào, hãy chắc chắn lưu ý tất cả các phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng mà bạn xem qua. Bookmark trang web của họ để tham khảo dễ dàng, hãy viết chúng trên danh sách tính năng của bạn, sau đó thiết lập một quy trình để dễ dàng so sánh các lựa chọn.

Các bước hành động

Nghiên cứu và tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng cho cửa hàng của bạn. Hãy chắc chắn khai thác các nguồn sau đây:

– Google.

– Mạng xã hội.

– Các ấn phẩm.

– Các chủ cửa hàng khác.

Ghé thăm trang web của nhà cung cấp và gọi điện để hỏi về các tính năng và dịch vụ của họ. Hãy chắc chắn để có được các thông tin sau:

– Các tính năng và chức năng của phần mềm.

– Vị trí.

– Giờ làm việc.

– Phương pháp hỗ trợ khách hàng (ví dụ email, điện thoại, v.v.).

Còn nhớ tất cả các tính năng mà bạn liệt kê trong bước 1? Đặt tất cả những thông tin trong một bảng tính cùng với phần mềm quản lý bán hàng mà bạn đang xem xét, sau đó đánh giá sự phù hợp của các lựa chọn.

4. Xem phần mềm hoạt động như thế nào

Bạn biết về các phần mềm quản lý bán hàng trên giấy, bây giờ là lúc để nhìn thấy chúng hoạt động thế nào.

Để làm điều này, bạn có thể yêu cầu hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng mà bạn đang xem xét, tham khảo các chủ cửa hàng khác, hoặc dùng thử. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cho khách hàng dùng thử miễn phí.

Để ý đến tốc độ, chức năng và sự thân thiện với người dùng của mỗi phần mềm quản lý bán hàng. Bạn thấy nó có phù hợp bạn, với nhân viên và với khách hàng? Ngoài ra suy nghĩ về việc làm thế nào bạn sẽ chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng mới. Quá trình chuyển dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp lên phần mềm như thế nào?

Lưu ý rằng bạn không cần phải làm tất cả những thử nghiệm một mình. Hãy xem xét những người khác, những người sẽ sử dụng phần mềm (quản lý, nhân viên bán hàng) và để cho họ dùng thử.

Các bước hành động

Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng để được hỗ trợ.

Tham khảo các chủ cửa hàng khác.

Dùng thử các phần mềm. Để ý đến các vấn đề sau:

– Tốc độ.

– Thân thiện với người dùng.

– Giao diện.

– Chức năng.

– Tích hợp.

5. Có mọi thứ được thiết lập phù hợp với bạn

Bạn đã chọn được một nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và bạn đã có tài khoản cùng các thiết bị cần thiết. Bây giờ là thời gian để thiết lập hệ thống mới và để mọi thứ bắt đầu hoạt động.

Nói chuyện với nhóm hỗ trợ và hỏi xem họ có thể cung cấp cho bạn một bản demo của quá trình. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu sử dụng một cách thuận lợi.

Hãy hỏi chị Nguyễn Ánh Kim Vi tại Naki Beauty, người đã nhận được hướng dẫn sử dụng phần mềm trước khi bắt đầu. “Khi tôi đăng ký tài khoản, có người liên lạc với tôi và hướng dẫn tôi qua điện thoại. Họ chỉ cho tôi tất cả mọi thứ, các tính năng của phần mềm và làm thế nào để sử dụng chúng.” Buổi hướng dẫn đó rất hữu ích và giúp chị Vi thiết lập phần mềm quản lý bán hàng của mình đúng cách.

Một lựa chọn khác là có một ai đó thiết lập hệ thống tận nơi cho bạn. Nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng thường có nhân viên triển khai giúp khách hàng với giải pháp mới của họ, bao gồm cả cài đặt các phần cứng.

Chuỗi cửa hàng đồ làm bánh Beemart đã chọn cách này khi thiết lập phần mềm quản lý bán hàng của họ. Họ nhận được sự giúp đỡ từ nhân viên triển khai và cùng nhau, họ có tất cả mọi thứ sẵn sàng hoạt động. “Tôi đã làm việc với một nhân viên triển khai và chúng tôi đã đến từng cửa hàng,” chị Ánh nhớ lại. “Chúng tôi chắc chắn rằng các phần cứng đang làm việc, hóa đơn được in ra, và các quy trình được thiết lập theo cách hoạt động kinh doanh của chúng tôi.”

Các bước hành động

Hãy liên lạc với nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng của bạn và xem nếu họ có thể hướng dẫn sử dụng và thực hiện quá trình thiết lập.

Từ đó biết được cần bao nhiêu thời gian và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho quá trình này. Có thể bao gồm file CSV thông tin hàng tồn kho và khách hàng của bạn.

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy yêu cầu sự giúp đỡ từ một nhân viên triển khai.

6. Tận dụng tối đa phần mềm quản lý bán hàng của bạn

Sau khi bạn có được phần mềm quản lý bán hàng bắt đầu hoạt động, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo, đó là khai thác triệt để các lợi ích mà hệ thống mới mang lại.

Trong khi phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng chủ yếu cho bán hàng và hàng tồn kho, các giải pháp hiện đại nhất cho phép bạn làm được nhiều hơn nữa. Công việc của bạn là tìm ra những khả năng và sử dụng chúng cho lợi ích của mình. Xem xét các tính năng, ứng dụng, hoặc phần cứng và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Bạn có đang tận dụng tối đa hệ thống? Đánh giá lại và xem nếu có chức năng nào có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, làm nhiều hơn, và hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh.

Bạn cũng nên xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng. Đừng chỉ liên hệ với họ để tìm sự giúp đỡ về kỹ thuật. Hỏi về bất cứ nguồn tài nguyên miễn phí mà họ có cho khách hàng. Họ có tiến hành các khóa đào tạo, hội thảo? Có lẽ họ có thể gửi cho bạn tài liệu miễn phí hoặc các khóa học trực tuyến. Những kiến thức mà bạn nhận được từ nguồn tài nguyên của nhà cung cấp có thể có ích về lâu dài trong việc kinh doanh của bạn.

Các bước hành động

Đánh giá và xem bạn có đang tận dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng.

Nói chuyện với nhân viên của bạn và xem họ có thích nó.

Nói chuyện với khách hàng và nhận được phản hồi của họ.

Tìm kiếm các ứng dụng hoặc phần cứng có thể nâng cao khả năng của phần mềm.

Nói chuyện với nhà cung cấp phần mềm và thảo luận về những cải tiến có thể cho hệ thống của bạn.

Hỏi nhà cung cấp phần mềm về các chương trình đào tạo, hội thảo, các ấn phẩm, và các nguồn tài nguyên khác.

Hành động của bạn

Mặc dù điều này có vẻ mất nhiều thời gian, các lợi ích của một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp cho xứng đáng với công sức bạn bỏ ra. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc, và sẽ cho bạn hiểu thêm về tình hình kinh doanh để có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Tất cả những điều này này cho phép bạn dành nhiều thời gian chăm sóc khách hàng và tăng lợi nhuận.